数字态

1. 数字态主管内容

数字态（图片来源：网络）

2. 数字态重在内容管理

数字态档案管理方法，正如特里·库克所说，”传统的工作重点——档案实体保管，将被新重点关注档案的来源、形成过程、制作目的、档案之间及立档单位之间的联系、立档单位职能关系，档案形成者职权范围等所取代或加强。所有这些远远超出了简单的实体保管，而这就是档案的后保管“，档案管理者同时面临从保管员到审计员的角色转变。

数字态管理目标已经从载体管理层面，转换为维护电子文件四性（真实性、完整性、可靠性、可用性）与长期保存构成数字态文档管理技术体系。数字态基于对电子文件内容的管理，在档案检索、内容发现、信息服务层面相对模拟态有了实质的提升。

数据态

1. 数据态主管规则

目前数字态的管理手段和方法对于文件尺度的管理基本适用，而对于数据驱动与模型驱动形成的数据尺度的数据态信息难以为继。数据态的形成首先是由于基于规则的业务系统的发展，这些规则本身的发展推进着系统的演化，使得自主式、模型驱动式的业务系统开始逐步成熟。目前大量的科学数据管理、银行系统数据体、先进行业（如航空制造业）的信息系统都呈现出典型的数据态特征。

在此技术环境中，采用传统归档范围进行标本式的管理范式基本不可行，数据态需要将业务规则或模型本身作为主要管理对象进行描述与管理，这样才能有效理解围绕该规则或模型形成的数据体，实施数据尺度层面的管理。这种做法与数字态时期脱离对载体的简单关注跃升到对电子文件关注职能、背景、业务关系本质上是一致的。

2. 数据态重在规则管理

由于数据态面临业务系统环境升级，规则是数据态管理空间的主要对象，因而如何描述数据体，如何描述管理规则就构成方法体系的主要内容。

对于管理型业务，流程本身就是规则的核心内容，流程的安排与走向是业务逻辑规则的集中体现，如行政审批类活动，对以流程为核心的规则进行“画像”能够最大程度地留存办理过程与结果。

建设项目流程建模示例（图片来源：中库数据）

对智造领域，基于模型进行设计已经成为常态，故而模型是规则的核心。对数据本体、流程、模型等对象的描述与关联管理将构成未来数据态文档管理的核心。管理关注点的精细化，亦将直接导致未来文档管理呈现出场景化、专业化特点。

小结

总之，从三态管理对象的演进发展，可以看到管理维度的收敛与管理手段的专深是其主要趋势。模拟态基于载体，以载体物理类别区分进行管理：数字态基于内容，主要以综合反映文件各类背景的元数据为管理工具：数据态基于规则，因而将严重依赖于业务场景。

未来文档管理一定是处于多态并存的局面。因而对管理对象的“态势感知”显得尤为重要，不同态别的对象需要与之配套协同的管理手段和方法。管理对象本身的演进导致与之匹配的方法体系朝着精细化方向发展。如在对象描述领域，模拟态采用重在内容和形式特征为主的著录，数字态重在多元特征的元数据描述，数据态则需要更为立体的本体构建。方法体系从模拟态的物理空间要素防护，到数字空间展开基于成熟度的体系管理，逐渐发展到数据态基于规则的智能管理。

来源：

[1]钱毅.从“数字化”到“数据化”——新技术环境下文件管理若干问题再认识[J].档案学通讯,2018,(05):42-45.

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