“轨”“套”“份”区分

1. “轨”和“套”的判定期

本文将归档环节作为 “轨”和“套”的判定期，归档前的运动阶段是“轨”的判定期，归档后的运动阶段是“套”的判定期。

图1 “轨”和“套”的判定期

2. “双轨”“双套”“单轨”“单套”之辨析

“双轨”是指电子和纸质两种版本文件同步随业务流程运转；“双套”是同一份文件的电子和纸质版本共同处于储存和可利用状态。

“单轨”是指归档前以电子（纸质）一种版本流转；“单套”是指归档时以电子（纸质）原生版本归档保存。

3. “份”的来源

“多份”是指与原生文件内容相同，形式也相同的文件。因为一些专门档案是由多个部门负责一个项目时产生的，归档时也就需要形成多份文件移交给不同部门保管，出于此种目的形成的多是内容和形式完全一致的文件复制品，只是数量上的增加。也有一些具有重要价值的文件，为了保障其安全进行异地异质备份，也会产生许多内容和形式完全相同的文件复制品，这些情况产生的多份文件都应称为“份”。该观点是借鉴钱毅教授“份”主数量的观点。

4. “套”和“份”之辨析

“套”和“份”这对概念都是以与原生文件记录内容的一致性为前提，其区分标准为文件形式与原生文件是否一致，不一致为“套”，一致为“份”。而对于一些与原生文件记录内容不同，但却相关的文件，既不能称为“套”，也不能称为“份”。因为“套”和“份”都强调记录内容的对应关系，因找不到与本身具有一致性的原生文件，只能作为补充性说明材料存在。

图2 “套”和“份”之辨析

5种文件管理模式

1. “纸质单轨+纸质单套”模式

“纸质单轨+纸质单套”模式，是指归档前以纸质文件运行，归档后以纸质文件保存。

图3 “纸质单轨+纸质单套”模式

2. “电子单轨+电子单套”模式

图4 “电子单轨+电子单套”模式

3. “双轨+双套”模式

归档前以电子和纸质两种版本文件同步随业务流程运转称为“双轨”；同一份文件的电子和纸质版本共同处于储存和可利用状态称为“双套”。因此，“双轨+双套”模式，是指纸质和电子两种文件同时参与文件流转，都需归档保存。

图5 “双轨+双套”模式

“纸质单轨+双套”模式，是指归档前以纸质文件运行，归档后以纸质和电子文件两种形式保存。出于方便公众利用和长久保存目的，归档时将纸质文件数字化形成数字化扫描件，文件保管单位同时保存纸质和数字化扫描件两种形式的文件。

图6 “纸质单轨+双套”模式

5. “电子单轨+双套”模式

“电子单轨+双套”模式，是指归档前以电子文件运行，归档后以电子和纸质化文件两种形式保存。

图7 “电子单轨+双套”模式

案例分析

尽管理论上可以将文件管理模式分为5大类别，但在当前档案信息化转型背景下，档案部门的实际管理工作是多种模式共存的局面。以中库数据与华能集团合作的某光伏建设项目为例，该项目申报国家档案局第三批建设项目电子文件归档与电子档案管理试点，尝试“电子单轨+电子单套”模式管理项目文件、档案。作为试点，该项目实现了约83%的文件以“电子单轨+电子单套”管理，证实了“电子单轨+电子单套”模式的可行性，探索了新能源项目电子单轨单套管理路径。然而，该项目中仍然有17%左右的文件以 “纸质单轨+双套”模式管理。在档案管理转型的特殊时期，多种模式并存的混合管理模式是短期过渡形式，未来必然是“电子单轨+电子单套”管理模式主导。

总结

在“碳达峰、碳中和”背景下，随着信息化的进一步发展，无纸化办公呼声越来越高。同时，《档案法》《档案法实施条例》等相关法律的出台，解决了长久以来制约电子文件发展的法律效力问题。可以肯定的是，“电子单轨+电子单套”模式必然是未来的主流文件管理模式，而实现无纸化办公，重点在于把握住原头和归档两个产生纸质文件的关键期，把控纸质文件形成，助力国家“双碳”目标，实现绿色发展。

参考文献：

[1]鲍志芳, 马嘉悦. 基于单轨制, 单套制, 双轨制和双套制概念辨析之文件管理模式探讨[J]. 档案学通讯, 2018 (4): 30-34.

[2]肖秋会, 汤俊妹, 许晓彤. 文件管理双轨制, 双套制, 单轨制, 单套制辨析[J]. 中国档案, 2021.

[3]谢小能,刘培平.电子档案最佳存储介质——缩微胶片[J]. 档案学通讯, 2000(1): 47-48.

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