中库案例 | 风电建设项目：智能化、规范化助力电子文件单轨管理模式推广！

中库数据 CDK中库数据 2024年05月31日 16:04

低碳环保是未来全球发展的主旋律，风电行业是从能源供给侧实现低碳环保的重点发展领域。某中央企业选取陆上风电建设项目，申报国家档案局第二批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点，探索风电建设项目从电子文件“形成、流转、归档”到电子档案“移交、保管、利用”的全流程管理模式。

中库数据承担试点系统建设、项目电子文件管理、后期运维等工作。

行业：新能源

使用产品：《建设项目电子文件管理系统》

业务需求

1. 以无纸化电子单轨制为目标，保障电子文件真实性、完整性、可用性、安全性，推动风电建设项目文件管理规范化，提高项目档案管理水平与质量。

2. 重点优化项目资料填报难、管理难、检查整改工作效率低等问题，提升项目档案管理效率。

3. 通过试点形成风电建设项目电子文件单轨管理模式，为同类型项目积累经验，实现规模性推广。

业务痛点

1. 人员管控难

（1）项目现场资料员配置过少，缺乏必要的专业知识。

（2）施工队伍不标准、人员更换等问题，影响电子签章的应用。

2. 项目管理难

电子文件单轨制管理相关制度尚不健全，项目难管理、质量难把控。

3. 观念转变难

（1）受传统资料管理模式的影响（传统模式大部分为后补），项目现场重视施工进度，忽视资料填报进度。

（2）部分单位仍依赖纸质文件，如前期文件、试验报告、质监文件等仍以纸质版本流转，全面电子化管理难度较大。

实施方案

1. 智能化管理

试点项目依据中库数据研发的建设项目电子文件管理系统，定制开发风电建设项目电子文件管理系统，系统智能化助力电子文件单轨管理。试点遵循“增量电子化”的原则，争取更大范围的电子化管理。在项目施工前，组织各参建单位提供准确的表单，同时参考国家、行业标准规范，建立电子表单库（共设计1000余份电子表单），并支持随时增删表单库文件，实现项目建管单位各类表单的线上填报。系统通过节点控制及电子签章实现表单权限控制及在线审签流转。同时，通过电子文件自动组卷、自动计算档号等功能实现归档智能化。

2. 规范化管理

试点建立了一系列风电建设项目电子文件管理制度，明确相关人员权责，规范电子文件填报，为顺利推行电子化管理筑起制度保障；为了保证参建单位相关人员熟练掌握系统操作，试点建立了培训体系，定期组织系统功能培训。通过管理制度和培训体系提升项目电子文件的规范化管理水平，为同类型项目的推广复制提供经验。

3. 点面式推广

试点自上而下选取不同大区的不同陆上风电项目推行电子文件单轨制管理模式。通过不断优化系统功能、技术方案、管理制度和培训体系，以点带面进行电子文件单轨管理模式推广。这种方式更能体现管理人员对电子文件管理系统的重视程度，便于提升项目相关参建方的接受程度和执行力，有利于前期实施工作开展。同时，一旦一个试点成效显现，经验可为其他项目提供支持。

项目特色

1. 法律效力保障

风电建设项目电子文件管理系统采用了“区块链技术+电子签章技术”为电子文件的法律效力保驾护航。以区块链技术支撑电子文件在企业内部流转的真实性、完整性、可用性、安全性问题，同时使电子文件可溯源；以电子签章技术解决电子文件及档案在企业外部流转的法律效力问题。

“区块链技术+电子签章技术”应用

2. 文件进度管控

为了有效监管项目进度，在风电建设项目电子文件管理系统中设计开发项目进度门户和施工进度门户，可视化展示工程进度和文件进度，确保文件填报进度与工程进度一致。

项目价值

1. 智能化、规范化提升文件质量

试点通过系统建设提升文件管理的智能化水平，避免了线下流转、扫描挂接过程中的常见问题，通过制度建设和培训体系建设提升项目的规范化管理水平，助力文件编制质量提升。

2. 施工进度与文件填报进度同步

试点项目实现了从电子文件“形成、流转、归档”到电子档案“移交、保管、利用”的全生命周期管理，同时，增加进度管控机制，保障施工进度与文件填报进度同步。

3. 由点到面、规模性推广复制